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远程同传会议

怎样组织一场远程同传会议 (Zoom)

因为疫情的原因,国际间的会议以线上的形式去进行,已经成了最可行的方式。

但是如何让说不同语言的参会者都能即时听到自己理解的语言,并用自己的语言与其他语言的讲者或观众即时互动呢?

我们知道传统的线下会议可以配同传。同传译员在同传间工作,需要听翻译的参会者只需要带上耳机收听就可以了。

但是线上的会议如何能够实现同传呢?

今天我们就来跟大家分享一下,如何组织一场远程同传会议,或者说线上同传会议,又或者说云会议 + 同传。


会前准备


1,确定云会议平台软件

线上会议及翻译的实现基于云会议平台软件以及翻译功能 / 翻译平台。参会者需要有网络,通过软件参加会议。

1.1 常用云会议平台

目前,国内外最常用的云会议平台有:

  • Zoom
  • Cisco WebEx
  • Microsoft Teams
  • 腾讯会议

在这里不一一列出了。Zoom和WebEx是国外较常用的平台,腾讯会议在国内知名度比较高。

其中,Zoom和腾讯会议自带同传功能。WebEx, Teams没有同传功能。

1.2 确保您的账号支持同传功能

Zoom和腾讯会议虽然有同传功能,但是也不是所有套餐的账号都支持的。

Zoom的商业和企业账号支持同传功能。免费账号和专业账号是不支持同传功能的。

商业账号每年费用15000元人民币左右。若您使用的频率不高,觉得商业账号不划算,骏马翻译可以提供商业账号。

zoom方案 scaled

腾讯会议只有企业版支持同传。个人版和商业版不支持同传功能。

腾讯会议方案

1.3 开启同传功能

Zoom开启同传功能步骤:点这里,再按照下图步骤操作即可。

zoom 启用翻译功能

腾讯会议开启同传功能步骤:点这里,再按照下面的步骤操作即可。

腾讯会议开启同传功能

1.4 如何在不支持同传功能的云会议平台的基础上,实现远程同传。

如果您公司已经购买了本身不支持同传的云会议平台,并且想在该平台的基础上实现同传,则可以使用独立的第三方同传平台来搭配其使用,以实现同传功能。

Akkadu是一个独立的远程翻译平台,并且可以与市面上大部分会议平台兼容。

举例,会议平台是微软的Teams,翻译平台是Akkadu。

所有参会人员除了在Teams里面参加会议之外,需要用另一个设备,比如手机,通过扫描Akkadu的二维码来收听翻译(无需登录,无需注册,扫码即可)。而翻译只需要在Akkadu后台翻译就可以,不需要进入Teams里面。

简单来说,Akkadu做的事情就是把Teams里面的音频,或者音频+视频传到Akkadu,这样译员就可以在Akkadu后台听到Teams里面的声音并进行翻译。

本篇文章不再深入解释Akkadu具体如何使用,以及费用情况。有这方面的需求的客户,可以联系骏马翻译获取更多帮助。

1.5 开启联席主持人功能

具体操作步骤:点击这里,按照提示启用联席主持人。

启用联席主持人

1.6 开启分组讨论功能(可选)

点击这里,按照步骤开启分组讨论功能。

启用分组讨论

2,安排会议并发送会议链接给参会人员

以下内容以Zoom为例。

2.1 安排会议及注意事项

感谢Samuel录制

如视频中提到。

1)选择“安排”会议,不要选择新会议;

2)会议号选择“自动生成”;

3)勾选“启用语言传译”。(如果看不到这个选项,要么是账号不支持,要么是支持,但是没有开通,看1.2 和 1.3中的介绍来操作。)

2.2 分享会议链接给参会人员并提示参会时佩戴耳机

对于线上会议,如果操作不当,很容易造成噪音,导致译员无法听清楚讲者的内容,进而导致翻译无法高质量进行。

所以,有一些注意事项需要主持人告知参会者。

1)佩戴耳机来收听翻译,并且尽量选有线耳机。

耳机

感谢Samuel整理

2)不发言时,麦克风静音。

3,会前测试

线上会议常有很多不确定性,为了保证会议能够顺利进行。提前进行一次测试是很有必要的。

3.1 与翻译公司沟通好一个时间段进行会前测试

尽量早点安排测试。比如提前2-3天,一周左右。因为要找个您公司负责人,翻译公司人员及译员都有空的时间。所以,提前沟通好很有必要。

3.2 会前测试注意事项

1)尽量在与会议当天一样的网络环境里测试。这样可以对会议当天的网络状态有更好的心理准备。如果测试当天网络不佳,则有时间进行调整。

2)尽量把会议当天要进行的操作都操作一遍,熟悉一下。

3)翻译员参加测试一般以测试网络环境为主。测试的最主要目的不是测试译员的能力。(这一点,应该在确定译员前去考虑。通过翻译公司提供的译员简历等方式,对译员水平有个大概了解)

4)一般翻译公司会提供30分钟的免费测试时间。超过可能会额外收费。所以尽量把握好时间。

4,给翻译公司,同传译员提供会议相关资料准备

虽说同传译员说是翻译行业里能力比较强的那一部分人了,但客户给的资料越详细,译员越可以做充分的准备,其翻译效果就越好。这对于需要同传服务的客户来说是没有什么坏处的。

一般比较常见的资料包含:嘉宾名单,职务等信息,会议流程,嘉宾发言稿(如有)等等。

当然,如果有其他资料,也可以提供给译员来准备,越详细越好。


会议开始及进行中


1,开启传译功能

在安排会议的时候,可以填入译员的信息。如果您这样操作了,那么译员进入会议以后就会自动被设置为译员。

但有时候即使在安排会议的时候已经填好了译员的信息,译员进入会议室以后却没有被分配到译员的角色。这种情况就需要手动设置一下。跟下面步骤一样。

如果在安排会议的时候没有设置译员,则可以在主持人进入会议以后,指定参会者为译员。如以下视频所示。

感谢Samuel录制

2,设置译员为联席主持人

把译员设为联席主持人的最主要的目的是,在主持人点了全员静音以后,翻译员的声音还是可以通过翻译频道传出去的(避免译员被静音)。

具体操作方式是:在Zoom会议中,鼠标移到右侧参会者(点击Zoom最下面的参会者图标)列表中译员的头像上>点击右侧更多图标>选择“设为联席主持人”。

3,允许参会者共享屏幕

线上会议中,如果嘉宾需要共享PPT等资料,就需要共享屏幕的权限。

这项功能经常用到,设置起来也简单。

主持人在进入Zoom会议以后,点击下方的共享屏幕右侧的“三角”图标,选择“允许同时共享多个屏幕”就可以了。

允许参会者共享屏幕

4,其他常用操作

4.1 静音参会者

为了保持会场的安静,主持人可以点击全体静音。这样可以避免噪音传到会议室,译员就可以听的更清晰一些。

全员静音

4.2 请求打开摄像头

把鼠标移到你希望打开摄像头的参会者,点击“更多”,点击“请求打开摄像头”。

请求打开摄像头

4.3 会议录制

点击Zoom会议下面的录制图标就开始录制了。录制的视频会在会议结束后保存在电脑上。

录制会议

如果录制的时间较长,记得先看下电脑的硬盘空间。确保空间充足。Zoom官网显示每小时视频约200MB的存储空间。不过最好多预留一些。

zoom录制屏幕

4.4 分组讨论

在需要进行分组讨论的时候,按照这个链接的视频来操作就可以。

WechatIMG5032

4.5 切换分享屏幕

假设一位需要分享屏幕的嘉宾用的是外接显示器。这种情况下,如果嘉宾需要分享PPT,可以在点击共享屏幕后,切换需要分享的屏幕,如下图所示。这样分享者就可以一个显示器显示PPT的预览模式,另一个屏幕全屏共享给其他人。

WechatIMG5033

以上就是组织一场远程同传会议的流程和每个阶段的注意事项。希望对有需求的客户有所帮助。

如有相关问题,可随时与我们联系,获取免费的咨询和同传报价。

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